Dobra wstępna definicja działań organizacji jest ważna zarówno dla zespołu, jak i partnerów i partnerek zewnętrznych. Zwiększa także szanse organizacji na przetrwanie.

 

Organizacja Bookbridge

PRZYKŁAD 1

Jak wygląda twoja polityka kadrowa?

Proces planowania i rekrutacji jest ustandaryzowany. Wszyscy członkowie i członkinie zespołu ustalają własne cele na dany rok i są oceniani_e na podstawie wyników. Uważamy, że aby wpływ był trwały, wszyscy współpracownicy i współpracownice muszą być zaangażowani_e. Dlatego każdy_a pracownik i pracownica Bookbridge otrzymuje takie samo wynagrodzenie i w takim samym stopniu uczestniczy w programach rozwojowych.

Jaka jest kultura i styl waszej organizacji?

W Bookbridge postępujemy zgodnie z tym, kim jesteśmy. Uczymy się poprzez działanie. Kiedy ktoś upada, inni pomagają mu_jej się podnieść. Każdy błąd to wyjątkowa okazja do nauki. Ufamy sobie nawzajem i unikamy hierarchii. Decyzje są podejmowane wspólnie, ponieważ wierzymy w siłę społeczności. Budujemy mosty pomiędzy ludźmi i kulturami

PRZYKŁAD 2

Jak wygląda Twoja polityka kadrowa?

Nie mamy ekspertów ds. zarządzania zasobami ludzkimi. Nie tworzymy szczegółowych opisów stanowisk. Rekrutujemy kandydatów i kandydatki, którzy_re wydają nam się najlepsi_sze. Stają się członkami i członkiniami zespołu, uczestniczą we wszystkich programach rozwojowych. Bardzo dobrze się to sprawdza

Jaka jest kultura i styl Waszej organizacji?

Praca zespołowa i konsensus.

 

Odpowiedź:

W przykładzie 1 jasne jest, że polityka kadrowa jest dobrze przemyślana, a kultura organizacji wynika ze stylu zarządzania oraz wartości wyznawanych przez członków i członkinie zespołu.

Określ model działania organizacji – jaki jest najlepszy możliwy sposób zarządzania?

• Czy członkowie i członkinie zarządu zostali wybrani_e ze względu na posiadaną wiedzę i doświadczenie?
• W jaki sposób beneficjenci i beneficjenki oraz partnerzy i partnerki są zaangażowani w sukces i strategiczny rozwój twojej organizacji? Czy stanowią równowagę dla kierownictwa?

Jaka jest wasza kultura biznesowa?

• Kultury biznesowej nie kształtuje się odgórnymi dekretami; jest ona wynikiem stylu zarządzania i wartości wyznawanych przez wszystkich członków i członkinie zespołu.

Zaplanuj wdrożenie środków operacyjnych

• W jaki sposób zarządzasz kadrami?
• Czy do celów rekrutacji przygotowujesz szczegółowe opisy stanowisk?
• Czy podział obowiązków w zespole jest jasno określony? Kto się czym zajmuje? Kto nadzoruje, a kto koordynuje?

Jaka jest wasza infrastruktura?

• Czy wasza infrastruktura wspiera pracę?
• Czy lokalizacja jest strategiczna, np. w pobliżu bezpośrednich beneficjentów i beneficjentek, dostawców i dostawczyń?
• Czy intranet umożliwia regularną komunikację wewnętrzną między członkami i członkiniami zespołu?

Jakie są perspektywy finansowania?

• Czy określacie rachunek kosztów na podstawie konkretnych działań?
• Czy wasze plany finansowania są regularnie publikowane i odpowiednio weryfikowane w odniesieniu do realnej sytuacji?
• Czy poszanowanie celów budżetowych jest cenioną postawą?

 

Grupa Społecznościowa Siel Bleu

Zarządzanie	Zarząd składa się z 8 członków i członkiń, którzy_re zgodnie z wymogami prawnymi regionu Alzacji-Lotaryngii są członkami-założycielami i członkiniami-założycielkami. Utworzyli_ły grupę Siel Bleu, kiedy nikt nie wierzył w ten projekt. Pełnią funkcję pomocniczą i wspierającą. Siel Bleu ufa zarządowi we wszystkich kwestiach strategicznych.
Kultura i styl	Pracownicy i pracownice stowarzyszenia to głównie młodzi zawodowi sportowcy. Wspólna przyszłość dla stworzonych struktur jest dla nich ważniejsza niż realizacja indywidualnych interesów. Wartości: wpływ, innowacyjność, niezależność, rozwój, wierność przekonaniom oraz wkład pracowników i pracownic. Garnitury i krawaty nie są wymagane (poza wyjątkowymi okolicznościami), strój roboczy to T-shirty, dżinsy i obuwie sportowe.
HR	Strukturę organizacyjną można opisać przy pomocy diagramu drzewa: kierownictwo umiejscowione jest na górze, a poniżej znajduje się 7 regionalnych ośrodków, z których każdy realizuje różne programy. Opisy stanowisk zawierają szczegółową listę umiejętności, a zwłaszcza oczekiwań co do reprezentowanych przez kandydatów i kandydatki wartości. Istnieje system awansów wewnętrznych obejmujący stanowiska od pracowników i pracownic działających w terenie po kadrę kierowniczą (kierownicy i kierowniczki sprzedaży, kierownicy i kierowniczki ds. operacyjnych).
Infrastruktura	Bardzo niewiele centrów stacjonarnych (w Strasburgu, Lille i Angers), pozostali członkowie i członkienie pracują w domach beneficjentów i beneficjentek.
Plany finansowania	Rachunek kosztów łączy dane finansowe i kadrowe organizacji. Inwestycje w oprogramowanie do fakturowania i komunikacji. To dość duży koszt, ale przynosi ogromne oszczędności. Jeśli chodzi o fakturowanie, to regularnie dostarcza kompletnych informacji handlowych oraz pozwala prognozować rzeczywiste zasoby i potrzeby finansowe.

 

Organizacja 1 Roof 2 Ages

Zarządzanie	Rada Dyrektorów stosuje model zarządzania opartego na współpracy i uczestnictwie, dlatego wśród 7 członków i członkiń jest przedstawiciel lub przedstawicielka seniorów i seniorek oraz przedstawiciel lub przedstawicielka jednego z partnerów (EuroMut). Organ ten pełni rolę wspierającą zarząd, który określa strategię podejmowania decyzji w organizacji.
Kultura i styl	Pracownicy i pracownice stowarzyszenia to ludzie z różnych grup wiekowych, zarówno emeryci i emerytki, jak i młodzi_de profesjonaliści i profesjonalistki. Wspólnie realizują wizję przełamywania barier między pokoleniami. Zespoły pracują oddzielnie, a każdy z nich działa we własnym regionie. Stowarzyszenie dba o jedność i zachowuje spójność dzięki comiesięcznym spotkaniom roboczym i corocznym wydarzeniom, które pomagają budować zespół.
HR	Pion administracyjny znajduje się Brukseli, skąd zarządza się wszystkimi oddziałami w 9 miastach w Belgii.
Infrastruktura	Ograniczona wielkość zespołu w każdym mieście nie uzasadnia inwestycji w przestrzeń biurową, dlatego pracownicy i pracownice pracują w domach. Aby móc prowadzić rozmowy w jak najlepszych warunkach, partner EuroMut udostępnia pracownikom i pracownicom stowarzyszenia w miarę potrzeb swoje pomieszczenia biurowe.
Plany finansowania	Kierownictwo przewiduje wzrost finansowania ze składek członkowskich o 30% dzięki lepszej komunikacji i znacznej ekspansji geograficznej.

 

Miej na uwadze, że...

…należy zwracać uwagę na kwestie związane z zarządzaniem, żeby nie popełniać błędów wynikających z egoistycznych pobudek. W celu zapewnienia odpowiedniego zarządzania, upewnij się by członkowie i członkinie zarządu byli:

• uznanymi specjalistami lub specjalistkami z zakresu różnych, uzupełniających się obszarów wiedzy,
• zaangażowani_e w powodzenie działań i misji waszej organizacji,
• gotowi_e poświęcać czas na regularne spotkania,
• świadomi_e wdrażanych działań i kluczowego znaczenia strategicznego doradztwa.

Tworzący wasz zespół ludzie to Twoje bogactwo. Umiejętności są ważne, ale nie bagatelizuj kultury i stylu waszej organizacji.

Upewnij się, że członkowie i członkinie zespołu podzielają te same wartości i to samo pragnienie rozwijania projektu. W działaniach społecznych uzgodnione, wspólne wartości są szczególnie ważne dla skutecznego działania. Podkreślaj te wartości codziennie, a jako lider lub liderka bądź ich ucieleśnieniem.

Planuj rekrutację z wyprzedzeniem tak, aby zachować harmonię w zespole. Jeśli chcesz mieć dobrze zaplanowaną politykę kadrową, zalecane jest:

• zatrudnienie osoby zajmującej się wyłącznie zarządzaniem HR,
• stworzenie szczegółowych opisów stanowisk, przygotowanych jeszcze przed spodziewanym wewnętrznym rozwojem,
• posiadanie jasnego schematu organizacyjnego,
• zatrudnianie pracowników i pracownic o zróżnicowanych i uzupełniających się wzajemnie profilach zawodowych.

Stwórz listę dostępnych konkretnych opcji dotyczących struktur, personelu itd., aby podejmować jednoznaczne, logiczne wybory.

Świadomie wybieraj ludzi, z którymi będziesz realizować projekt i funkcje, jakie im przydzielisz. Pamiętaj, że każda osoba będzie odgrywała jakąś rolę i razem z tobą realizowała wizję projektu.

Poświęć 15 minut na ewaluację mocnych stron i obszarów rozwoju twojej organizacji, korzystając z macierzy McKinseya (macierz oceny pozycji firmy Capacity Assessment Grid).

Rekrutowanie i planowanie wyłącznie w oparciu o intuicję, bez oceny potrzeb czy analizy profili kandydatów i kandydatek niezbędnych do rozwoju organizacji, nie jest dobrym pomysłem.

Doceniaj rolę członków i członkiń zarządu. Oprócz wiedzy i doświadczenia mogą znacząco wzmocnić Twój projekt i jego zasadność.

◆ Więcej informacji na temat modelu 7-S McKinseya 

◆ Inny, ciekawy model to 5 sił opisany w artykule autorstwa Michaela Portera opublikowanym w Harvard Business Review: The five competitive forces that shape strategy

◆ Reinventing organizations, Frederic Laloux (2014)